Chính sách bảo mật thông tin cá nhân

Trang này nói rõ Hà Tiên thu thập thông tin cá nhân nào của người truy cập website và khách mua hàng, dùng vào việc gì, giữ trong bao lâu, chia sẻ cho ai và khách có những quyền gì. Nội dung viết bằng lời thường để đọc là hiểu, không cần tra cứu thêm.

Với khách doanh nghiệp ký hợp đồng dự án, các điều khoản bảo mật cụ thể cho hồ sơ dự án còn được ghi trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.

Hà Tiên thu thập thông tin gì, thu ở đâu

Chúng tôi chỉ thu những thông tin cần cho việc liên lạc lại và thực hiện đơn hàng:

• Họ tên
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Nội dung yêu cầu tư vấn do khách tự viết ra
• Thông tin đơn hàng: sản phẩm đã chọn, số lượng, nơi nhận hàng

Thông tin đến từ ba nơi. Một là form tư vấn trên website, khi khách tự điền rồi bấm gửi. Hai là giỏ hàng, khi khách đặt mua và điền thông tin nhận hàng. Ba là cuộc gọi điện thoại, khi khách gọi tới và nhân viên ghi lại yêu cầu.

Ngoài những mục kể trên, khách không phải khai thêm gì để được tư vấn hoặc đặt hàng.

Từng thông tin được dùng vào việc gì

• Trả lời yêu cầu tư vấn. Nhân viên gọi lại hoặc gửi email theo đúng nội dung khách đã hỏi.
• Lập báo giá. Ghi đúng tên người nhận báo giá và gửi tới đúng địa chỉ email hoặc số điện thoại khách đã cho.
• Thực hiện đơn hàng. Xác nhận đơn, chuẩn bị hàng, sắp lịch giao và giao tới đúng nơi khách yêu cầu.
• Lập hợp đồng và xuất chứng từ. Dùng cho hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng và các giấy tờ đi kèm đơn hàng.
• Bảo hành và hậu mãi. Tra lại khách đã mua thiết bị nào, mua khi nào, để xử lý bảo hành và hỗ trợ sau bán hàng.

Ngoài các mục đích vừa nêu, chúng tôi không dùng thông tin của khách vào việc khác. Việc dùng thông tin cho mục đích giới thiệu, quảng bá chỉ diễn ra khi khách đồng ý riêng cho việc đó. Nếu phát sinh một mục đích mới, chúng tôi hỏi lại khách trước khi dùng.

Khách đồng ý bằng cách nào, rút lại bằng cách nào

Sự đồng ý được thể hiện bằng một hành động chủ động của khách: tự điền form tư vấn rồi bấm gửi, tự đặt hàng trong giỏ hàng, hoặc tự nói yêu cầu qua điện thoại. Với những ô đồng ý xuất hiện trên form, chúng tôi để trống sẵn. Hà Tiên không đánh dấu sẵn ô đồng ý thay khách, và không coi việc khách im lặng là đã đồng ý.

Đã đồng ý rồi vẫn rút lại được, bất cứ lúc nào, không cần nêu lý do. Cách rút: gửi email tới info@hatiencorp.vn hoặc gọi 028 6650 3437, nói rõ là muốn rút lại sự đồng ý và rút cho phần nào. Khách cũng có thể nói trực tiếp với nhân viên đang phụ trách yêu cầu của mình.

Sau khi nhận được yêu cầu, chúng tôi ngừng dùng thông tin cho phần khách đã rút. Việc rút lại không làm mất hiệu lực những việc đã làm hợp lệ trước đó, ví dụ đơn hàng đã giao xong và hóa đơn đã xuất.

Quyền của khách với thông tin của mình

• Xem lại những thông tin Hà Tiên đang giữ về mình.
• Sửa thông tin ghi sai hoặc đã cũ, chẳng hạn đổi số điện thoại, đổi email.
• Yêu cầu xoá thông tin của mình.
• Yêu cầu ngừng sử dụng thông tin cho một mục đích nào đó, dù vẫn còn giữ hồ sơ đơn hàng.
• Khiếu nại nếu thấy thông tin của mình bị dùng sai so với những gì trang này ghi.

Cách gửi yêu cầu:

• Email: info@hatiencorp.vn
• Điện thoại: 028 6650 3437

Trong yêu cầu, khách cho biết họ tên và số điện thoại hoặc email đã dùng khi liên hệ, để chúng tôi tìm đúng hồ sơ và tránh trả thông tin cho nhầm người. Chúng tôi tiếp nhận, xử lý và trả lời trong thời gian hợp lý kể từ khi nhận được yêu cầu, đồng thời báo lại kết quả đã làm gì. Nếu có phần nào chưa xử lý được, chúng tôi nói rõ lý do thay vì để im.

Thông tin được giữ trong bao lâu

Nguyên tắc là giữ trong thời gian còn cần cho những mục đích đã nêu ở trên, không giữ vô thời hạn. Yêu cầu tư vấn không dẫn tới đơn hàng thì chỉ giữ trong thời gian còn liên lạc với khách về yêu cầu đó. Hồ sơ đơn hàng, hợp đồng và hóa đơn được giữ thêm theo yêu cầu lưu trữ chứng từ. Hết thời gian đó, thông tin được xoá.

Khi khách yêu cầu xoá sớm hơn, chúng tôi xoá phần không còn bắt buộc phải lưu và nói rõ phần nào buộc phải giữ lại vì lý do chứng từ.

Ai được tiếp cận thông tin của khách

Trong nội bộ, chỉ những người trực tiếp xử lý yêu cầu hoặc đơn hàng của khách mới xem được hồ sơ đó: nhân viên kinh doanh phụ trách, bộ phận kế toán khi xuất chứng từ, bộ phận giao hàng và bảo hành khi tới lượt.

Ra bên ngoài, chúng tôi chỉ chia sẻ khi cần để thực hiện đơn hàng: đơn vị vận chuyển nhận tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng để giao; đơn vị thanh toán nhận phần thông tin cần cho việc thu tiền. Mỗi bên chỉ nhận đúng phần đủ để làm việc của họ, không nhận cả hồ sơ.

Hà Tiên không bán, không cho thuê, không trao đổi thông tin cá nhân của khách với bên thứ ba. Danh sách khách hàng không được dùng làm hàng hoá.

Hà Tiên bảo vệ dữ liệu thế nào và làm gì khi có sự cố

Thông tin của khách được lưu trữ nội bộ và giới hạn người được truy cập theo đúng công việc đang làm. Ai hết phần việc liên quan thì thôi tiếp cận hồ sơ đó. Chúng tôi cũng nhắc nhân viên không đưa thông tin khách ra ngoài phạm vi công việc, kể cả khi được người quen hỏi.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố làm lộ lọt thông tin, chúng tôi thông báo cho khách bị ảnh hưởng, nói rõ chuyện gì đã xảy ra, phần thông tin nào liên quan và chúng tôi đang xử lý ra sao, thay vì giấu.

Phạm vi áp dụng của trang này

Những gì viết ở trên chỉ áp dụng cho thông tin khách cung cấp cho Hà Tiên qua website hatiencorp.vn, qua điện thoại và qua đơn hàng đặt tại website này. Trang này không bao gồm và không chịu trách nhiệm cho cách xử lý dữ liệu của các bên thứ ba đặt quảng cáo hoặc của những website khác mà khách đi tới từ một đường dẫn trên trang.

Nếu có góp ý hoặc thắc mắc về nội dung trang này, khách gửi về email info@hatiencorp.vn hoặc gọi 028 6650 3437.